Realizar una reunión en modo hibrido con participantes online y otros presenciales es un reto en la comunicación virtual. Para que la reunión se desarrolle de manera adecuada debemos tener en cuenta las diferentes características de los asistentes.

Según un estudio reciente de Barco, el 35% de los trabajadores presentan problemas al acoplarse al ritmo de la reunión, el mismo porcentaje también se sienten silenciados en videollamadas si son participantes a distancia.

Para mantener una comunicación fluida en las reuniones híbridas debemos tener en cuenta que los asistentes son la pieza principal de dicha reunión, debemos aprender a escuchar para poder ver los estados de ánimo de participantes a lo largo de la reunión.

Para ello podemos seguir una serie de consejos:

• Tener una agenda y objetivos claros.
• Asignar roles dentro de la reunión para conseguir que los participantes estén activos.
• Usar las herramientas que nos conceden la plataforma con la cual realizamos la videollamada, como puede ser levantar la mano, escribir por el chat, etc.
• Es muy importante tener un buen entorno donde desarrollar la reunión para no tener complicaciones de conexión a internet, cámaras de ordenador de gran resolución para poder seguir la conversación fácilmente, etc.
• Centrar las reuniones en lo que verdaderamente nos importa y así generar espacios más colaborativos.
• Para abordar la fatiga de las reuniones, podemos programar reuniones más cortas, permitir que la gente tenga la cámara apagada si las reuniones se alargar más de 45 minutos, limitar el número de reuniones diarias, hacer descansos entre reuniones, etc.
• Al finalizar la reunión es importante enviar un resumen de la reunión por correo electrónico.

Es importante que las reuniones sean productivas, ya que tener demasiadas reuniones en las cuales no se hace nada destruye la motivación de los asistentes.

Las reuniones son espacios donde podemos tomar grandes decisiones y para ello las tecnologías serán nuestros aliados, por ello las reuniones hibridas pueden ser un gran éxito. Desde Serbyte IT utilizamos este tipo de reuniones con nuestra plantilla en el día a día, ofreciendo una experiencia adecuada a nuestros trabajadores con la aplicación informática que utilizamos para desarrollar dichas reuniones.